Memusatkan administrasi sewa untuk organisasi

29 Aug 2018 16:57 414 Hits 0 Comments
Untuk organisasi dengan lebih dari segelintir sewa, pendekatan yang didesentralisasi dan dikelola secara lokal untuk menyewakan administrasi mungkin perlu matang menjadi model yang lebih tersentralisasi dan terstandardisasi agar dapat diterapkan - dengan cara yang terkontrol - persyaratan akuntansi sewa baru.

Untuk organisasi dengan lebih dari segelintir sewa, pendekatan yang didesentralisasi dan dikelola secara lokal untuk menyewakan administrasi mungkin perlu matang menjadi model yang lebih tersentralisasi dan terstandardisasi agar dapat diterapkan - dengan cara yang terkontrol - persyaratan akuntansi sewa baru. Namun, pada saat yang sama, sebagian besar manajer unit lokal dan bisnis masih membutuhkan otonomi dan fleksibilitas untuk bernegosiasi dan masuk ke dalam kontrak rutin, termasuk yang mungkin mengandung sewa yang disematkan.

Untuk mengatasi situasi ini, bisnis dapat mengambil salah satu dari dua pendekatan: Mereka dapat menghabiskan waktu dan upaya yang diperlukan untuk mendidik semua manajer yang memiliki wewenang kontrak tentang ruang lingkup standar akuntansi sewa, berbagai jenis kontrak sewa yang dapat ditemui, dan titik data spesifik yang harus dilaporkan ke departemen akuntansi. Atau mereka dapat mengeluarkan persyaratan menyeluruh bahwa semua kontrak yang dimasukkan harus dilaporkan ke fungsi akuntansi terpusat, yang akan bertanggung jawab untuk menentukan apakah mereka mengandung ketentuan leasing.

Alat teknologi dapat membantu

Untuk bisnis yang sangat kecil yang menyewakan ruang kantor, beberapa mesin fotokopi, dan mobil perusahaan, mempertahankan informasi sewa yang disyaratkan pada spreadsheet masih mungkin layak, setidaknya secara teoritis. Tetapi bahkan portofolio sewa yang kecil akan membutuhkan pemantauan konstan dan pembaruan manual - dengan semua peluang kesalahan yang disediakan. Kenyataannya, bahkan banyak bisnis kecil pada titik di mana mereka telah menetapkan bahwa manajemen kontrak khusus atau perangkat lunak administrasi sewa adalah suatu keharusan.

Untuk sebagian besar perusahaan menengah atau lebih besar, yang sering terlibat dalam ratusan atau bahkan ribuan sewa perorangan, proses manajemen kontrak standar mungkin sudah tertanam dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau perangkat lunak tingkat perusahaan lainnya. Namun departemen akuntansi cenderung menemukan sistem yang ada ini tidak mencatat dan melaporkan beberapa informasi sewa yang rinci yang diperlukan oleh standar baru. Departemen akuntansi kemungkinan akan kewalahan oleh volume pekerjaan langsung yang diperlukan untuk mengkonsolidasikan informasi yang diperlukan dari berbagai sumber.

Dalam jangka panjang, perusahaan perlu menerapkan proses yang konsisten dan dapat diulang yang memperbarui organisasi akuntansi setiap kali terjadi perubahan sewa. Untuk mencapai hal ini, sebagian besar perusahaan akan membutuhkan baik administrasi leasing dan kemampuan akuntansi leasing.
Membuat pilihan teknologi yang tepat

Perusahaan yang sudah memiliki manajemen kontrak atau perangkat lunak administrasi sewa akan perlu memutuskan apakah sistem manajemen sehari-hari ini juga mampu mengelola semua data, perhitungan, dan pelaporan terkait akuntansi yang sekarang akan diperlukan, atau apakah mereka lebih baik memasang sistem yang berdiri sendiri untuk perhitungan akuntansi. Setiap pendekatan memiliki pro dan kontra.
Menanamkan persyaratan akuntansi sewa baru ke dalam sistem yang ada menawarkan banyak manfaat nyata, memungkinkan perusahaan untuk mengambil keuntungan dari investasi yang telah mereka buat dalam ERP atau sistem lain. Bagan akun, pembatasan pengguna, alur kerja persetujuan, pengaturan mata uang, dan sejumlah parameter lainnya sudah ditetapkan. Selain itu, pengguna akan terbiasa dengan antarmuka, yang dapat mengurangi risiko dan menghemat waktu dan biaya pelatihan.

Di sisi lain, banyak organisasi besar memiliki banyak sistem ERP di berbagai unit bisnis, jadi mencari software akuntansi sewa yang tidak terintegrasi dapat masuk akal. Namun, biaya implementasi dan integrasi tambahan dari program akuntansi sewa yang tidak terintegrasi dapat menjadi tinggi, dan biaya ini, di samping ketegangan pada departemen TI, perlu dipertimbangkan ketika membuat keputusan tentang penambahan perangkat lunak.

Terlepas dari jalan yang dipilih perusahaan, integrasi waktu nyata antara administrasi dan proses akuntansi sangat penting. Banyak kejadian sehari-hari yang terjadi selama masa sewa akan memicu revisi ke satu atau lebih dari jadwal sublingger leasing. Ini termasuk perubahan dalam hal, latihan berbagai opsi, pembaruan, pembelian, dan banyak modifikasi lain yang harus dilacak. Dalam organisasi besar dengan ratusan sewa, lusinan atau bahkan ratusan peristiwa semacam itu bisa terjadi setiap bulan.

Tags Software

About The Author

suasontoke21 16
Pensil

suasontoke21

just simple

Comments

You need to be logged in to be able to post a comment. Click here to login
Plimbi adalah tempat menulis untuk semua orang.
Yuk kirim juga tulisanmu sekarang
Submit Artikel